Llevo unos días reflexionando sobre cómo implantar un sistema de gestión de tareas al estilo GTD (Getting Things Done) para un entorno empresarial o colaborativo. Yo estaba centrado en encontrar una aplicación o software con la que poder integrar un sistema de gestión de tareas en grupo, pero comentando el tema en Twitter con José Miguel Bolívar (Optima Infinito), me dió algunas ideas interesantes que he ido madurando.
Por otro lado, hoy he tenido la oportunidad de leer el artículo “Trabajar en equipo hacia el éxito” en el blog El Canasto y junto con los comentarios de ayer en Twitter, he ido centrando un esquema de como debe ser la estructura organizativa de la empresa para implantar un sistema de gestión de tareas conjunto. Me he dado cuenta de que lo importante no es el sofware sino la motivación de los empleados para conseguir un objetivo común. El objetivo de este artículo es plasmar ideas sobre el trabajo en equipo y la gestión conjunta de tareas.
1. Todo equipo debe tener un líder
Resulta bastante curioso que cuando te pones a pensar en cómo mejorar la productividad de un grupo de trabajo en el último que piensas es en el líder de la empresa. El jefe de un grupo debe ser el primero en ser analizado, debe conocer a sus empleados, establecer los roles que desempeña cada uno dentro de la estructura de la organización, y sobre todo MOTIVARLOS.
Un buen líder tiene que lograr hacer que el trabajo de los profesionales sea interesante, dotándoles de mayores parcelas de autonomía y decisión, permitiéndoles desarrollar nuevas habilidades (formación) y desplazándolos hacia puestos de trabajo que posibiliten una mayor contribución al desarrollo de la empresa.
2. La motivación y el compromiso
La motivación no es más que el interés y la satisfacción por el trabajo que uno desempeña. Pienso que no se pueden hacer buenos equipos de trabajo si las personas no están motivadas, es decir, si no sienten interés y satisfacción por su trabajo.
¿Cómo motivar a los empleados?. El profesional estará motivado si la labor que desempeña responde a sus expectativas, el líder le dirige correctamente y valora su trabajo, y el salario que le corresponde es el justo.
De la buena motivación surge el compromiso, esto es, el trabajador asimila y hace suyas las tareas encomendadas. Puede comprender cuáles son los objetivos de la empresa (que ahora son sus objetivos) y adquiere la responsabilidad de acometerlos.
3. El equipo de Trabajo
Sólo cuando se tiene un líder capacitado y un grupo de personas motivadas se puede configurar un equipo de trabajo. Las personas ya no trabajan solas, tienen por el contrario, un objetivo común y esto redunda en una mejora de la productividad, de la calidad del trabajo y, en definitiva, de la propia organización.
4. Gestión de tareas conjunta
Como comentaba al principio de este texto, mi gran duda era cómo implementar un sistema de gestión de tareas en un entorno empresarial. Sin duda, como me decía José Miguel Bolívar, la herramienta o el software es lo de menos. Lo importante es crear el compromiso entre los trabajadores. Tras este compromiso, el uso de una herramienta es algo que surge casi de forma natural.
En cualquier caso, no quiero terminar este post sin dejar algunas herramientas para la gestión de tareas en grupo que he estado revisando últimamente:
- Outlook: No voy a descubrir nada nuevo, Outlook tiene un gestor de tareas en el que además se pueden asignar otras a miembros del equipo.
- ActionThis: Es un gestor de tareas vía web. Se puede descargar un plugin para Outlook, pero es de pago. creo que cuesta unos 10$/mes.
- Saiku: Es un gestor de tareas y proyectos online. Está en español y además tiene muchas funcionalidades como la posibilidad de compartir archivos, calendarios y demás.
Además, en la Web existen cientos de aplicaciones similares para planificar proyectos y gestionar tareas de forma colaborativa. Algunas de las más reconocidas son BaseCamp (http://www.basecamphq.com), ActiveCollab (http://www.activecollab.com), Redmine (http://www.redmine.org), Goplan (http://goplan.info), Blist (http://blist.com), hi task (http://hitask.com), Achievo (http://achievo.org) (esta aplicación me ha parecido muy interesante), dot Proyect (http://dotproject.net), Double Choco Latte (http://dcl.sourceforge.net), Php Project (http://phprojekt.com), Project Open (http://project-open.com), Tutos (http://tutos.org), EGroupware (http://egroupware.org), Nozbe (www.nozbe.com/es/index) o B-kin Project Monitor (www.b-kin.com).
